Soluciones para preparar archivos PDF accesibles

Los archivos PDF (Formato de Documento Portátil) son de uso generalizado en el mundo digital para compartir información con otros usuarios, pues mantienen el formato original del documento sin importar el dispositivo o la plataforma que se esté utilizando.

Podemos encontrar documentos en PDF en nuestro lugar de trabajo, en la factura que nos envían tras la compra de un producto a través de Internet, al realizar una solicitud a una institución pública, etc. Debido a que estos archivos llegan a numerosas personas cada día, hemos de asegurar que cada documento es un PDF accesible.

En los siguientes apartados conocerá cómo crear un documento PDF para publicarlo en sus sitios web y que todos los usuarios puedan comprenderlo. También descubrirá una solución UserWay que le ayudará a modificar un documento PDF con el fin de que sea accesible.

Características de un archivo PDF accesible

Un PDF accesible será aquel que esté diseñado y organizado de manera que cualquier persona pueda utilizarlo y comprenderlo. Esto se consigue teniendo en cuenta las pautas de accesibilidad recomendadas: desde proporcionar una descripción para cada imagen o elemento visual, ofrecer una lectura clara y sencilla del contenido, hasta etiquetar correctamente los campos de un formulario interactivo.

Tan importante es crear una web accesible para nuestro negocio, como preocuparnos por que los documentos digitales que compartimos con nuestros clientes también lo sean. Los archivos PDF se pueden distribuir por correo electrónico entre usuarios y también los pueden encontrar en las páginas web de nuestra empresa. Si su negocio es una tienda online, debe asegurar que las facturas y otros documentos en PDF que envía a sus clientes son accesibles.

Principales errores al crear un documento PDF

Cuando se diseñan los archivos PDF, normalmente se repiten los mismos problemas:

1. Las imágenes no disponen de un texto alternativo y, por tanto, las personas con ceguera no comprenderán la información que transmite esa imagen.

2. Se combinan colores que no ofrecen suficiente contraste entre sí y las personas con daltonismo no diferenciarán los elementos ni entenderán el contenido.

3. Los párrafos se justifican creando “ríos” o espacios muy amplios entre palabras, lo que provocará que una persona con dislexia o dificultades de comprensión lectora no lea correctamente el texto y le resulte complicada la lectura.

Estos son algunos de los errores que se suelen encontrar en un PDF no accesible, entre otros. Si no se resuelven durante la creación del archivo PDF, muchas personas que acceden a los contenidos digitales con tecnologías asistivas no obtendrán toda la información. ¿Cómo se podrían solventar los errores de accesibilidad?

5 consejos para crear un archivo PDF accesible

Para crear documentos en PDF accesibles necesitaremos un programa de editor de textos (como Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice, etc.) con el cual trabajar los siguientes puntos:

• Añadir texto alternativo a los elementos no textuales

Las imágenes, esquemas, infografías y otros elementos multimedia deben describirse de forma textual a través del texto alternativo. Así, las personas con alguna discapacidad visual que utilicen una tecnología asistiva entenderán ese contenido gráfico. Después, se debe guardar de forma correcta el archivo PDF para que se mantenga esa descripción y el resultado sea accesible.

• Utilizar colores con contraste

Se debe garantizar la legibilidad del texto con combinaciones de colores que presenten suficiente contraste. No hay que transmitir información importante sólo mediante el color, ya que algunas personas pueden tener dificultades para distinguir ciertos colores. Además del color, en los archivos PDF es recomendable proporcionar también una indicación visual adicional, por ejemplo un icono en los campos de un formulario.

• Aplicar un correcto formato de texto

Es fundamental evitar la justificación de párrafos en los documentos en PDF, esto genera unos espacios de diferentes anchuras entre las palabras que pueden confundir al lector. También es importante que el tamaño de texto sea suficiente (recomendado 14 puntos), así como interlineado entre frases (1.5).

• Definir una estructura adecuada

El contenido debe estar organizado mediante títulos y subtítulos ordenados de forma jerárquica, no hay que saltarse niveles entre ellos. Así se facilita la navegación a las personas que utilizan un lector de pantalla o a quien tiene baja visión y necesita un panel de navegación para moverse entre los títulos. Estas herramientas les permiten saltar de forma rápida entre apartados.

• Comprobar la accesibilidad del PDF

Tras aplicar las pautas de accesibilidad, es importante revisar el documento antes de guardarlo como archivo PDF. Algunos programas de edición de texto disponen de herramientas de comprobación de accesibilidad integradas. Una alternativa es utilizar la revisión de archivos PDF que ofrece el widget UserWay.

Una vez nos aseguremos de estar cumpliendo con todos los requisitos de accesibilidad, podremos guardar el documento en PDF y obtendremos un PDF accesible y disponible para distribuir a cualquier persona.

A quién benefician los archivos PDF accesibles

Como hemos visto anteriormente, resolver los errores de accesibilidad ayuda a que una persona con algún tipo de discapacidad pueda hacer uso de ese documento y, asimismo, al crear un archivo PDF accesible estamos mejorando la experiencia de usuario para cualquier persona. 

Si tiene una empresa y se preocupa por la accesibilidad, también obtendrá beneficios, pues promoverá la inclusión y su marca tendrá un reconocimiento social y personal que sumará valor a su imagen. Esto derivará en un incremento de clientes y ventas, ya que estará facilitando el acceso a la información a más público.

En conclusión, si aplicamos las pautas y prácticas recomendadas para garantizar la accesibilidad y experiencia de usuario en los archivos PDF, todas las personas independientemente de sus cualidades o habilidades, podrán utilizar estos documentos en PDF y comprender su contenido. Los archivos PDF accesibles nos benefician a todos.

Userway: el servicio para mejorar la accesibilidad de sus documentos en PDF

El servicio de corrección de archivos PDF de UserWay es una solución fácil y rápida para usted, ya que no tendrá que preocuparse de modificar un documento PDF para que sea accesible. Puede solicitar este servicio a nuestro equipo directamente y los expertos le proporcionarán un documento con la misma información y, además, accesible para sus usuarios.

El proceso es muy fácil: 

1. Desde su panel de usuario  (después de iniciar sesión) UserWay, acceda a la opción para solucionar la accesibilidad de un PDF.

2. Suba todos los archivos PDF que necesite que se comprueben.

3. Una vez presupuestados, solicite la revisión. 

4. En el momento en que estén finalizados, podrá descargarse la versión accesible de cada uno.

Solicite desde nuestra página web una prueba gratuita de la solución UserWay y empiece ya su viaje hacia la accesibilidad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un PDF accesible?

Los documentos en PDF son archivos no editables que mantienen un formato estándar y permiten que se comparta entre diferentes dispositivos sin que se modifique su contenido ni apariencia. Un archivo PDF accesible es aquel que se ha elaborado siguiendo las pautas de accesibilidad para que una persona con discapacidad pueda acceder a su contenido y comprenderlo.

¿Cómo acceden las personas con discapacidad a un archivo PDF?

Existen tecnologías asistivas según el tipo de discapacidad que permiten leer la información de los archivos PDF:

• Una persona con ceguera utilizará un lector de pantalla que leerá en voz alta todo el contenido textual del fichero. Por este motivo es importante que las imágenes dispongan de texto alternativo.

• Una persona con baja visión utilizará un magnificador de pantalla que ampliará el tamaño del contenido. Por ello las tipografías deben tener un tamaño adecuado.

• Una persona con daltonismo no distinguirá algunos colores y quizás utilice la configuración de alto contraste del sistema operativo. Por tanto no se debe transmitir información sólo mediante un color.

¿Qué sucede cuando los archivos PDF no son accesibles?

Modificar un documento PDF no es sencillo, pues es necesario instalar algún software de elevado coste por lo general y no todo el mundo se puede permitir ese gasto. El mejor consejo es crear de base un documento accesible en una aplicación de documentos de texto (Word, OpenOffice, etc.), de forma que al generar el archivo PDF éste también lo sea. Si sus documentos en PDF ya están creados, puede solicitar a través del widget UserWay la revisión.